En el artículo de hoy te explico cómo crear una firma de correo electrónico profesional y que te genere ventas. Todo de manera completamente gratuita utilizando la herramienta Signature Hound.

Diferencia entre emails transaccionales y email marketing

Lo primero que debes saber a la hora de plantearte poner una firma de correo en tus emails es la diferencia entre emails transaccionales y emails de marketing.

¿No son iguales Jorge? ¡Pues me temo que no!

Y comprender la diferencia te ayudará, no sólo a que tus emails no acaben en la bandeja de spam de tus clientes, sino también, a que gestores de correo como Gmail no recorten tus emails por exceso de KB en el peso de tus emails.

Emails transaccionales

Información General

Un email transaccional es el típico correo electrónico que enviarías a un destinatario individual siguiendo una transacción comercial o una acción previa de esa persona, como por ejemplo, una compra en tu e-commerce o una solicitud de restablecimiento de contraseña. 

Serían también los emails que por ejemplo, envía WordPress automáticamente, cuando gestionas tu propia escuela online, comunidad, membresía o similares.

Lo normal es que para este tipo de emails utilices directamente tu cuenta de correo. No obstante, existen programas (de email marketing o no) que te permiten gestionar estos emails transaccionales.

Límites

Según qué proveedor de email emplees, existen límites respecto del número total de emails que puedes enviar. 

En Gmail, por ejemplo, se limita a 500 el número de emails que se pueden enviar y recibir en un periodo de 24 horas. Siendo también el número máximo de receptores 500.

Emails de email marketing

Información General

El emailing o el email marketing es una herramienta imprescindible en la estrategia de todo negocio. Su función principal es la de comunicarnos digitalmente con leads (potenciales clientes) y clientes a través del envío seriado de correos electrónicos a una base de datos de contactos, empleando para ello los famosos embudos de captación y ventas. Es decir, resuelve la pregunta que muchos emprendedores se hacen sobre cómo enviar correos masivos o cómo enviar un mail a todos mis contactos.

La finalidad de estos correos puede variar, aunque lo habitual es que sean emails que nos ayudan a comunicar promociones, presentar un producto o marca o simplemente, mantener una relación más personal con nuestra comunidad. Por ejemplo, enviando una newsletter semanal como hacemos en En Busca del Fuego con las 5 Bullets.

Lo normal es que para este tipo de emails necesites un programa externo. Después de probar decenas durante años, en En Busca del Fuego empleamos Active Campaign. Además, también lo usamos como CRM (siglas en inglés de Customer Relationship Management), o lo que es lo mismo, un gestor de clientes en línea.

Si quieres saber más sobre este tema o si quieres aprender a dominar esta herramienta, no dejes de echar un vistazo al programa de formación de Active Campaign desde el cual podrás copiar y pegar todos nuestros embudos de captación y venta y/o aprender a realizar tus primeras campañas de emailing.

Límites

A diferencia de los emails transaccionales, el principal uso de una herramienta de email marketing no es otro más que el envío que a veces se dice masivo de comunicaciones por correo. Por lo que, en principio, no existe límite en cuanto al número máximo de emails que puedes enviar.

Ahora bien, en este caso es, no ya recomendable, sino imperativo legal, cumplir con la normativa sobre prestación de servicios de la sociedad de la información y normativa sobre protección de datos antes de trazar cualquier tipo de estrategia de emailing.

No hacerlo, podría suponerte en un futuro no muy lejano el tener que afrontar multas de entre 30.000 a 600.000€, o en casos muy graves, hasta un 20% de tu facturación anual y una inhabilitación para operar a través de medios digitales en España.

No te preocupes. Estas son sanciones para casos graves. Pero tampoco vayas por ahí lanzando campañas sin informarte previamente sobre esto con tu asesor legal de confianza. En el programa de formación de Active Campaign tienes todo lo que necesitas saber sobre este tema. Si tienes dudas, también puedes dejarnos un comentario en este artículo que estaremos encantados de resolver tus preguntas.

Mencionar que, adicionalmente, en este tipo de programas deberemos de configurar aspectos técnicos especiales relacionados con las DNS de nuestro proveedor de servicios de dominio, a fin de que el remitente de entrega conste como de titularidad de nuestra propia marca, y no como el del servicio de email marketing. Que, aunque normalmente reputados, confunden a algunos receptores de correo como Gmail, enviando algunos emails seriados a la carpeta de SPAM.

Mi consejo aquí, realizar los trámites oportunos con tu proveedor de hosting y establecer un sistema como el DKIM.

Cómo hacer una firma de correo profesional

Una vez comprendes la diferencia entre emails transaccionales y email marketing es momento de revelarte la herramienta que vamos a emplear para crear nuestra firma de correo profesional completamente gratis. Y decirte, que te servirá, para crear la firma de correo, tanto de tus correos transaccionales como de emailing.

Programa para hacer firma de correo

El programa que usaremos para crear nuestra firma de correo se llama Signature Hound.

Se trata de un programa completamente gratuito en el cual podrás crear todas las plantilas de firma de correo que quieras y que te permitirá instalar esta firma en prácticamente cualquier proveedor de email. Tanto para emails transaccionales como emails de email marketing.

Paso 1. Regístrate

Dirígete al site oficial, introduce tu nombre, tus apellidos, tu correo electrónico y tu contraseña. 

Después, acepta los Términos de Servicio y dale al botón "Create Account".

Paso 2. Confirma tu correo electrónico

Una vez introducidos tus datos, deberás dirigirte a tu bandeja de entrada de correo y buscar un email con el asunto "Please Confirm Your Account". Y en ese email hacer clic en "Confirm Email". 

Al hacer clic, te aparecerá un mensaje confirmando que tu cuenta ha sido creada y un botón con la frase "Go to dashboard". Haz clic en él para dirigirte al escritorio general de la herramienta.

Paso 3. Crea una plantilla de Firma de Correo

El siguiente paso es hacer clic en "New Signature" (nueva firma) en el escritorio.

Lo primero que te pedirán será el nombre de tu firma. Puedes poner aquí tu nombre o el de tu empresa. Y no te preocupes por si lo que quieres es crear varias firmas para varios miembros de tu equipo. Es suficiente con que crees una dado que luego podrás compartir tu diseño con tu equipo y ellos podrán adaptar la firma a sus datos personales sin esfuerzo.

Una vez escogido tu nombre, haz clic en "Create" y verás como se te despliega el menú que puedes ver en la imagen aquí abajo.

Dashboard principal de la herramienta Signature Hound.

Paso 4. Escoge una estructura de plantilla

Como verás en la sección Templates, podrás escoger entre decenas de tipos diferentes de estructuras de firma. Desde con una columna, con dos, verticales, horizontales, con foto, sin foto...

Escoge la que más te guste haciendo clic sobre la tarjeta y después dirigete al apartado que indica Personal Info.

Paso 5. Introduce tus datos personales

Escogida la estructura de tu firma de correo profesional, es momento de introducir tu información personal. Esto es:

  1. Imagen de firma: podrás escoger si introducirla en un círculo o usar la original.
  2. Nombre
  3. Cargo en la empresa
  4. Departamento
  5. Dirección de correo
  6. Números de teléfono de contacto.

Paso 6. Introduce tu información de Empresa

Igual que hiciste en la sección anterior, pero completando los campos:

  1. Logo de la empresa.
  2. Nombre de la compañía
  3. Dirección
  4. URL de la ubicación en Google Maps
  5. Dirección personal (opcional)
  6. Página web
  7. Redes sociales de la compañía
  8. Redes sociales personales (opcional)

Paso 7. Edita el diseño de tu firma

Es momento de coger tu manual de marca (o contratar uno si todavía no tienes) e introducir tus colores de marca, para que tu firma de correo electrónico tenga coherencia con tu branding.

Paso 8. Añade una llamada a la acción

Llegó el momento de usar mi parte favorita de Signature Hound: el CTA o llamada a la acción.

Y es que, esta herramienta, te permite introducir un banner clicable que redirija a la dirección que tu quieras.

Mi consejo personal aquí es que añadas un enlace a tu aplicativo de reservas de sesión o a uno de tus Lead Magnets estrella.

Si no sabes de qué te estoy hablando, tienes todo explicado paso a paso en el programa de formación de Active Campaign.

Paso 9. Añade el disclaimer legal

Aquí puedes añadir el típico mensaje de que la información de tus correos es confidencial y que cualquier persona que reciba el mail por error o acceso a esa información debería abstenerse de leerlo y compartirlo.

Puedes usar la fórmula que la propia herramienta te facilita por defecto:

The content of this email is confidential and intended for the recipient specified in message only. It is strictly forbidden to share any part of this message with any third party, without a written consent of the sender. If you received this message by mistake, please reply to this message and follow with its deletion, so that we can ensure such a mistake does not occur in the future.

Paso 10. Instala tu firma en tus proveedores de email transaccional y email marketing

Captura de pantalla: proveedores de integración disponible y opción de inserción por copia, código o html.

Una vez incluido tu disclaimer (y en cualquier momento previo), tan sólo tendrás que hacer clic en el botón de arriba a la derecha y que dice "Install" (instalar) para proceder a insertar tu firma en tus proveedores de correo. 

Adicionalmente, tendrás la opción de hacer clic en "Share" (compartir) para compartir tu firma con los miembros de tu equipo y que puedan así editar sus firmas a su gusto y con sus datos personales.

En cuanto al proceso de instalación es muy sencillo, aunque varía según el proveedor de correo en el que quieras instalarlo.

Por ser la acción más habitual, te explicaré como insertar tu firma en Gmail.

Instalar la firma de correo en Gmail

Haz clic en Gmail (Web Mail) > comprueba que tu firma no excede los 10.000 caracteres (si lo hace, Gmail podría recortar tu correo y no mostrarlo completo a tus receptores de email) > Pulsa el botón "Copy Signature" > abre tu Bandeja de entrada de Gmail en FireFox > ve arriba a la derecha a la rueda de configuración > Ver todos los ajustes > General, y haz scroll hasta la sección llamada "Firma" > Pega el contenido que has copiado en Signature Hound > Pulsa el botón "Crear" para crear tantas opciones de perfil de firma como quieras (esto es, para el caso de que vayas a usar varios correos diferentes como el tuyo personal, el de empresa, etc).

Consejos adicionales

¿Por qué en FireFox? No te preocupes.

Es un trámite que sólo tendrás que hacer una vez pero resulta que en ocasiones si usas Google Chrome, al insertar tu firma en Gmail, subrayará tus enlaces. Si no quieres que esto ocurra, sigue los próximos pasos desde el Navegador FireFox y no desde Gmail.

Sobre la llamada a la acción o CTA

Mi consejo es que, si vas a usar Gmail, te tomes la molestia de hacer clic en tu banner y en el botón "Cambiar". E introducir de nuevo la URL de redirección a tu llamada a la acción. 

¿Por qué? 

Pues porque sino tus clientes tendrán que ser redirigidos desde SignatureHound y de hecho, les aparecerá muy brevemente un texto que dirá algo así como "redirigiéndo desde signature hound" y créeme, no queremos eso: cuanto menos tiempo pasen para llegar al destino del enlace mejor 🙂

Conclusiones

¡Ya lo tienes! 

Mi más sincera enhorabuena.

Ahora has subido de nivel aprendiendo a cómo hacer una firma de correo profesional y original y todo, gracias a un generador de firma de correo electrónico gratuito que te ahorrará muchísimo tiempo.

Si además has introducido tu llamada a la acción... ¡enhorabuena!

No dudes en dejarme un comentario por aquí con tus ideas sobre llamadas a la acción.

En nuestro caso, todos los departamentos de En Busca del Fuego redirigen a la Brújula de la Verdad. Nuestro asistente virtual que te recomienda en apenas unos minutos, la mejor solución de todas las ofertadas en la escuela y según tus inquietudes... ¡una maravilla que nos ayuda a conectar aún más con nuestra comunidad!


Sobre el autor: Jorge

Jorge de los Reyes es emprendedor, escritor, inversor, abogado, filántropo y consultor especializado en creación y desarrollo de negocios digitales con impacto social.

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