La fecha límite para tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen para la factura electrónica es el 1 de julio de 2025 para todos los autónomos, pequeñas y medianas empresas en España y para todos los proveedores que hagan negocios con ellos.
Por su parte, la obligatoriedad de la Factura Electrónica en el Sector Privado para las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales comenzará, desde la aprobación del desarrollo reglamentario de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, un año después para empresarios y profesionales que facturen más de ocho millones de euros; y dos años después para el resto de empresarios y profesionales. No implementar este sistema o hacerlo de manera irregular, supondrá desde apercibimientos, hasta multas de 10.000 euros.
Como el mundo de la facturación electrónica puede parecer un laberinto incomprensible de normativas y requisitos, en este artículo te desglosamos todo lo que necesitas saber sobre la adaptación de tus sistemas informáticos y sobre la obligatoriedad de la factura electrónica en España.
Así que, toma un café y acompáñanos en este recorrido sobre el nuevo "dolor de cabeza" por el que pasarán todos los autónomos y PYMES.
¿Qué es la Factura Electrónica y Para qué Sirve?
La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a la factura en papel, cumpliendo con los mismos requisitos legales y fiscales.
Su principal función es registrar las transacciones comerciales entre empresas y clientes de forma segura y eficiente.
A diferencia de la factura en papel, la factura electrónica permite:
- 1Automatización de Procesos: Facilita la creación, envío y almacenamiento de facturas de manera digital.
- 2Reducción de Errores: Minimiza los errores humanos al eliminar la necesidad de reescribir datos.
- 3Mejora de la Transparencia: Aumenta la transparencia en las operaciones comerciales al permitir un seguimiento detallado de cada transacción. Y es útil para la prevención del fraude fiscal.
- 4Cumplimiento Normativo: Asegura el cumplimiento con las normativas fiscales vigentes, proporcionando una base de datos accesible y auditable.
- 5Ahorro de Costes: Reduce los costos asociados con el papel, la impresión y el almacenamiento físico de documentos.
- 6Oportunidad: usando estrategias de automatización y marketing, permite una integración integral entre todas tus plataformas. Lo que, cuando se hace adecuadamente y con estrategia, aumenta tus ventas y porcentajes de conversión.
¿Quién está obligado a usar factura electrónica?
En el pasado, solo las grandes empresas con facturación superior a 8 millones de euros estaban obligadas a emitir facturas electrónicas conectadas con Hacienda.
Esta obligación se estableció mediante el Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), implementado por el Real Decreto 596/2016, de 2 de diciembre.
Este sistema exige a las grandes empresas con una facturación anual superior a 6 millones de euros, a los inscritos en el régimen de devolución mensual del IVA (REDEME) y a los grupos de IVA, suministrar electrónicamente los registros de facturación a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria en un plazo de cuatro días desde la emisión o recepción de las facturas.
Pero, ¿y qué hay de los autónomos y las pequeñas y medianas empresas?
Requisitos y Plazos de la Facturación Electrónica: Obligaciones para Autónomos y PYMES en España
Con la entrada en vigor de la Ley 18/2022, conocida como la Ley Crea y Crece, y el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se establecen, por un lado la obligatoriedad de la facturación electrónica en el sector privado; y por otro lado, los nuevos requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Estos cambios, anunciaba la Agencia Tributaria española, no sólo buscan digitalizar y modernizar el proceso de facturación, sino incluir dentro de estas obligaciones de facturación en tiempo real con Hacienda a autónomos y pequeñas empresas.
Por un lado, la obligatoriedad de la facturación electrónica en España, entrará en vigor en diferentes fases a partir de la pendiente aprobación del desarrollo reglamentario la Ley 18/2022: con un plazo de 1 año para empresarios y profesionales que facturen más de ocho millones de euros anuales; y un plazo 2 años para el resto.
No obstante, todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas (autónomos), del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente y las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en el RD 1007/2023 y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
Obligatoriedad de la Facturación Electrónica: Cuándo es Obligatoria y Cuándo No
Una vez entrado en vigor el Reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022, la facturación electrónica en España será obligatoria exclusivamente en transacciones entre empresas y profesionales que operan en el territorio nacional.
Veamos los casos en los que esta obligación aplica y aquellos en los que no es obligatoria:
Cuándo es Obligatoria la Facturación Electrónica
- Transacciones entre Empresas y Profesionales (B2B): La facturación electrónica es obligatoria cuando ambas partes son empresarios o profesionales que actúan en el marco de una actividad económica en España.
- Facturación en el Territorio Español: La obligación se aplica si tanto el emisor como el destinatario de la factura tienen su actividad económica en España o un establecimiento permanente en el país.
Excepciones a la Obligación de Facturación Electrónica
- Facturas Simplificadas: Las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas están exentas de la facturación electrónica, salvo en casos específicos en los que se requiere una factura simplificada cualificada.
- Transacciones Internacionales: Si alguna de las partes no tiene sede o establecimiento permanente en España, no es obligatorio expedir una factura electrónica.
- Facturación Voluntaria sin Obligación: En situaciones en las que la normativa de facturación no impone la obligación de emitir factura, la facturación electrónica tampoco es exigida.
- Exenciones Temporales o Sectoriales: El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital puede dictar excepciones adicionales por razones de funcionamiento económico del sector.
¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica?
Tal y como indica la Agencia Tributaria en su portal informativo, los obligados tributarios mencionados anteriormente deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en RD 1007/2023 y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
No obstante, el régimen sancionador y la obligatoriedad de la Factura Electrónica en el Sector Privado para las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales comenzará:
- 1 año después de la aprobación del Reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022 para empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros;
- y 2 años después para el resto de los empresarios y profesionales: es decir, autónomos y empresarios con facturación anual inferior a los ocho millones de euros.
Este reglamento de desarrollo, a la fecha de redacción de este artículo (7 de junio de 2024), todavía está pendiente de publicación. No obstante, el borrador puede consultarse aquí.
Fecha | Evento |
|---|---|
29 de septiembre de 2022 | Publicación de la Ley 18/2022 en el BOE |
10 de julio de 2023 | Proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas en lo referido a la factura electrónica entre empresas y particulares |
5 de diciembre de 2023 | Aprobación del RD 1007/2023 |
28 de octubre de 2024 | Publicación Orden HAC/1177/2024 |
Pendiente de Publicar | Publicación del Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022, de 28 de septiembre |
1 de julio de 2025 | Fecha límite para que todos los obligados adopten los sistemas de facturación electrónica. Incluyendo autónomos y PYMES: |
Requisitos Técnicos para la Factura Electrónica
La implementación de la factura electrónica no es solo un cambio en cómo emitimos y recibimos facturas, sino también, en cómo nos relacionamos con la Agencia Tributaria, que con este sistema, tiene acceso en tiempo real a todas nuestras facturas desde el momento de su emisión.
Sí, será una carga administrativa más: nuevos programas, nuevos requisitos, dolores de cabeza para conectarnos mediante API y webhooks con el fisco...Pero también es una oportunidad para mejorar la eficiencia y transparencia de nuestras operaciones. Y por qué no, también una oportunidad para actualizar cómo te relacionas con tus clientes a través de embudos de venta, mejora de los porcentajes de conversión, creación de automatizaciones e implementación de nuevos sistemas tecnológicos como asistentes de inteligencia artificial.
Aquí te dejamos una tabla con los requisitos que deben cumplir los sistemas de facturación electrónica:
Requisito | Descripción |
|---|---|
Integridad e Inalterabilidad | Uso de técnicas como huella o "hash" y firma electrónica para garantizar la inalterabilidad. |
Trazabilidad | Los registros deberán contener referencias al registro inmediatamente anterior. |
Conservación y accesibilidad | Los Registros deberán ser conservados y accesibles en formato legible. |
Remisión de información | Capacidad para enviar los registros a la AEAT mediante protocolos seguros y certificados. |
Código QR y VERI*FACTU | Inclusión de un código QR en las facturas y posible remisión voluntaria de registros. |
Declaración responsable | Certificación de cumplimiento por parte de los productores y comercializadores. |
Impacto de la Factura Electrónica en Autónomos y PYMES
Ahora que ya sabes qué es una factura electrónica, para qué sirve, quién está obligado a usar factura electrónica, cuándo será obligatoria y cuáles son los requisitos técnicos de los sistemas de emisión, analicemos sus beneficios y obligaciones.
Beneficios
Aunque sin duda será una carga administrativa y técnica considerable, podemos "cambiarnos las gafas" con las que vemos esta nueva obligación y pasar a analizar algunas oportunidades.
Por ejemplo, implementar la factura electrónica ayuda con diversos aspectos del día a día de un negocio, sea este o no, digital:
- 1Eficiencia: La digitalización de la facturación reduce el tiempo y costo administrativo. Imagina emitir y recibir facturas en segundos, sin papeleo una vez tengas el sistema completo e integrado.
- 2Transparencia: Mejora la transparencia en las transacciones comerciales, reduciendo el riesgo de fraude y morosidad.
- 3Cumplimiento: Facilita el cumplimiento tributario y la integración con los sistemas de la AEAT. Olvídate de las largas colas y el estrés de última hora intercambiando papeles con tu gestor.
Obligaciones
Como decíamos, la factura electrónica supondrá una gran carga administrativa, y su implementación requerirá un esfuerzo considerable para PYMES y autónomos.
Esto, obligará a los contribuyentes a ponerse al día antes del plazo de implementación obligatoria si no quieren tener unos horribles dolores de cabeza o ser candidatos a sanciones de 10.000€ por falta de implementación o integración irregular de estos sistemas.
Entre las obligaciones a considerar, cabe destacar:
- 1Adaptación Tecnológica: Inversión en sistemas de facturación compatibles con los nuevos requisitos técnicos. Puede sonar abrumador, pero hay muchas opciones asequibles y sencillas de implementar. Igualmente, existen planes como el Kit Digital o el Kit Consulting pensadas para facilitar esta labor.
- 2Formación: Capacitación del personal para manejar los nuevos sistemas de facturación electrónica. Una pequeña inversión en formación puede ahorrarte grandes dolores de cabeza.
- 3Actualización Continua: Estar al día con las actualizaciones y cambios normativos que puedan surgir. ¡Pero no te preocupes! Nosotros te mantendremos al día como cada semana con nuestro boletín newsletter.
Hacienda Controlará Todos los Movimientos
Según la Agencia Tributaria, los sistemas de facturación electrónica deberán registrar todas las transacciones comerciales realizadas por autónomos y PYMES, asegurando la inalterabilidad y trazabilidad de los datos.
Igualmente, estos sistemas también deberán cumplir con la prohibición del 'software de doble uso', evitando la doble contabilidad.
¿Qué software utilizar?
No podrás usar el software "que te de la gana", sino que deberás usar el que facilitará la Agencia Tributaria, uno que esté homologado, o uno que cumpla o te permita cumplir los requisitos técnicos dispuestos por Hacienda.
Entre las características que deben cumplir los programas de facturación (pendientes de posterior desarrollo reglamentario), destacan:
- Registro de Eventos: el software deberá incluir todas las operaciones e interacciones realizadas, como la instalación del sistema, detección de anomalías, y restauración de copias de seguridad.
- Registro de Alta y Anulación: Cada factura emitida deberá generar un registro de alta y, en caso de errores, un registro de anulación.
- Acceso en Tiempo Real: Hacienda deberá poder acceder a los registros de facturación en tiempo real para realizar inspecciones.
Distorsiones de Mercado y posibles perjuicios para Autónomos
Toda innovación tecnológica capaz de generar un riesgos sistémico tiene sus luces y sus sombras.
De algunas de ellas, se han hecho eco algunos juristas y abogados. Y de otras, incluso, organismos públicos como la CNMC.
No obstante, todavía es "pronto" para sacar conclusiones sobre esta medida.
Como mencionamos, a la fecha de redacción de este artículo, contamos con varias normas que debemos tener en cuenta: la Ley 18/2022 y el RD 1007/2023.
No obstante, también debemos tener en cuenta otras normas e informes relevantes:
Futuro Reglamento por el que se desarrolla la Ley 18/2022
El Borrador del Reglamento que desarrolla la Ley 18/2022 contempla las especificaciones técnicas y de información que formarán parte del sistema español de factura electrónica entre empresas y profesionales. Entre los aspectos más destacados, se establecen excepciones a la obligación de facturar electrónicamente en ciertos casos.
Por ejemplo, no será obligatorio el uso de facturación electrónica cuando el destinatario de la factura sea un consumidor, cuando se trate de facturas simplificadas (salvo en los casos específicos que determina el artículo 7.2 del Real Decreto 1619/2012), o cuando una de las partes de la operación no tenga su sede en territorio español, siempre que el destinatario se encuentre fuera de España o que la facturación no corresponda a una actividad desarrollada desde un establecimiento permanente en el país.
Estas excepciones permitirán mayor flexibilidad y adaptabilidad para operaciones que se desenvuelven fuera del ámbito B2B nacional, o que no requieren una factura detallada.
Aunque este Reglamento aún no se ha publicado, puedes acceder al borrador completo aquí para ir "adelantando"
Informe de la CNMC
La Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC) ha analizado el proyecto de Real Decreto (PRD) que desarrolla la Ley 18/2022.
El informe destaca la importancia de la facturación electrónica para mejorar la eficiencia y reducir la morosidad, pero también señala que la solución pública podría distorsionar el mercado de soluciones informáticas.
La CNMC recomienda justificar en profundidad que la solución pública es la más idónea y sugiere que se valoren otras sintaxis de factura electrónica que cumplan con los requisitos establecidos.
El Real Decreto 1007/2023 también recibe el nombre de "Verifactu" o "Veri*factu". Puede consultarse más información en la web oficial de la AEAT. Fuente e Imagen: Agencia Tributaria.
Especificaciones Técnicas y Funcionales que deberán tener los programas de Facturación Electrónica
La Orden HAC/1177/2024, publicada el 28 de octubre de 2024, desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales a que se refieren tanto el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 como el artículo 6.5 del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y es clave para asegurar la correcta implementación de la factura electrónica.
Esta Orden define detalladamente los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos para soportar los procesos de facturación, asegurando la estandarización de formatos de los registros de facturación. Puedes acceder al documento aquí.
Conclusión
La implementación de la factura electrónica es un paso crucial hacia la modernización del entorno empresarial en España y en toda la Unión Europea.
Las nuevas normativas establecen un marco detallado para asegurar que los sistemas de facturación sean seguros, transparentes y eficientes.
Para las PYMES y autónomos, adaptarse a estos cambios no solo es una obligación legal, sino que con la "mirada" adecuada y con una buena estrategia comercial y de adaptación regulatoria será sin lugar a dudas, una oportunidad para mejorar sus procesos y competitividad en el mercado.
Espero que esta guía te haya sido útil.
Si tienes alguna pregunta o necesitas ayuda para implementar estos cambios, no dudes en contactarnos o contratar una consultoría personalizada. Analizaremos tu situación específica, te recomendaremos los mejores sistemas y nos aseguraremos de que puedas seguir vendiendo y creciendo sin interrupciones.
¡Estamos aquí para ayudarte a navegar este nuevo mundo digital!
Enlaces de Interés
- Ley 18/2022: BOE
- Real Decreto 1007/2023: BOE
- Factura Electrónica Obligatoria - Agencia Tributaria: Agencia Tributaria
- Borrador del Reglamento: Portal Mineco
- Informe de la CNMC: Documento PDF
- Especificaciones Técnicas y Funcionales: Proyecto de Orden (enero 2024)
- Especificaciones Técnicas y Funcionales: Orden 1177/2024 (octubre 2024)
- Suministro Inmediato de Información (SII): SII Agencia Tributaria
- Real Decreto 596/2016: BOE
Gracias por el articulo. Una pregunta, ¿sabes si hay alguna especificación técnica y entorno de pruebas para hacer los desarrollos?
¡Hola, Juan!
Gracias por tu comentario.
El sandbox debería lanzarse junto con la publicación del reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022, que incluirá la solución pública y, probablemente, la documentación para desarrolladores.
Mientras tanto, para prepararte, puedes consultar las secciones de Dev docs de otras autoridades fiscales europeas que ya han implementado este tipo de integraciones, como en Hungría. Esto puede darte una idea de cómo podría estructurarse el proceso en España.
Además, en esta web de la UE sobre eInvoicing, encontrarás recursos adicionales que pueden ser útiles.
Si estás suscrito a nuestra newsletter, te informaremos en cuanto se publique la documentación para desarrolladores y lanzaremos recursos formativos para facilitar las integraciones, tanto con la solución pública como con opciones privadas.
¡Espero que esta información te sea de ayuda!
Perfecto, gracias Jorge! Lo revisaré. Por si a alguien le aporta información, mirando en la AEAT algo empiezan a describir, nombres de nodos, etc, pero en abstracto todavía. https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/informacion-tecnica.html
¡Gracias por el aporte, Juan! Muy útil el enlace. Es cierto que la AEAT empieza a detallar aspectos técnicos como los nombres de nodos y otros conceptos básicos, aunque todavía en términos bastante abstractos. Será un largo camino, seguramente, con alguna que otra prórroga.
Estaremos atentos a que publiquen información más específica para el desarrollo, ¡y cualquier novedad la compartiremos aquí!