Facturación electrónica en España: ¿Quién está obligado?

¿Cuándo entrará en vigor la obligación de facturación electrónica?

La fecha límite para tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen para la factura electrónica es el 1 de julio de 2025 para todos los autónomos, pequeñas y medianas empresas en España

A partir de esa fecha, los sistemas deberán cumplir con los requisitos técnicos detallados en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, independientemente del software que se elija. En este artículo tienes más información.

Por su parte, la obligatoriedad de la Factura Electrónica en el Sector Privado para las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales comenzará:

• 1 año después de la aprobación del Reglamento de desarrollo de la Ley 18/2022 para empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a ocho millones de euros;
• y 2 años después para el resto de los empresarios y profesionales: es decir, autónomos y empresarios con facturación anual  inferior a los ocho millones de euros.

Este reglamento de desarrollo, a la fecha de redacción de este artículo (28 de octubre de 2024), todavía está pendiente de publicación. No obstante, el borrador puede consultarse aquí.

¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?

• Empresas y profesionales (B2B): Esta obligación aplica a todos los autónomos, PYMES y proveedores que operen en el territorio español y que realicen transacciones comerciales entre empresas o profesionales. Es decir, no aplica en relaciones con consumidores o B2C.

Excepciones a la obligación

• Facturas Simplificadas: En ciertos casos de menor valor, como las facturas simplificadas, no será necesaria la facturación electrónica, salvo que el destinatario de la operación sea un empresario o profesional
• Transacciones Internacionales: Las operaciones con entidades sin establecimiento permanente en España están excluidas de la obligatoriedad
• Facturación Voluntaria sin Obligación: En situaciones en las que la normativa de facturación no impone la obligación de emitir factura, la facturación electrónica tampoco es exigida.
• Exenciones Temporales o Sectoriales: El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital podrá dictar excepciones adicionales por razones de funcionamiento económico del sector.

¿Qué requisitos técnicos deben cumplir los sistemas de facturación electrónica?

El software de facturación que decidas utilizar deberá garantizar la integridad, inalterabilidad, conservación y trazabilidad de los registros, cumpliendo con especificaciones técnicas que incluyen:

• Integridad e Inalterabilidad: Uso de métodos como el hash o firma electrónica para asegurar que no haya modificaciones.
• Trazabilidad: Capacidad de registrar la secuencia de eventos de cada factura.
• Accesibilidad: Los registros deben ser conservados en un formato legible y accesible

Además, las facturas electrónicas deberán incluir un código QR y, en algunos casos, el sistema VERI*FACTU desarrollado por Hacienda para verificar la autenticidad de las transacciones

¿De cuánto es la Multa por no cumplir con las obligaciones sobre factura electrónica?

Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.

No obstante, igualmente, este régimen sancionador será aplicable cuando sea firme la obligatoriedad de la Factura Electrónica en el Sector Privado para las relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica para autónomos y pymes?

A pesar de la evidente carga administrativa y burocrática de esta nueva medida, la adopción de la facturación electrónica podría ofrecerte varios beneficios según la estrategia de adaptación y el software que decidas adoptar.

Entre otras, una adecuada adaptación podría ofrecerte:

• Eficiencia y Ahorro: Pues la digitalización podría ayudarte a reducir tiempos y costos administrativos, eliminando el uso de papel y facilitando el acceso a la información.
• Transparencia: Al permitirte una mejor trazabilidad de las transacciones, minimizando el riesgo de fraude.
• Cumplimiento Tributario: Facilitando el cumplimiento de las normativas fiscales al mantener registros digitales y accesibles para inspección, y evitando así sanciones.
• Mejora operativa y de ventas: Si ves esta normativa como una oportunidad en lugar de una simple “carga adicional para autónomos y empresas”, podrás utilizarla para optimizar tus procesos de venta, incorporar tecnologías innovadoras, crear embudos de ventas efectivos y aplicar soluciones tecnológicas que mejoren tanto la experiencia del cliente como tus resultados comerciales.

No obstante, todo lo anterior, dependerá de cómo decidas afrontar este proceso de adaptación normativa. Y sobre todo, del momento en el que decidas implementarlo. Cuanto más tardes, seguramente, más imprevistos te encuentres y más negativamente pueda afectar a tu negocio. 

¿Cómo adaptarse a la facturación electrónica obligatoria?

Para adaptarse a la facturación electrónica obligatoria en España, es recomendable seguir estos pasos:

1. Actualización de Software antes del 1 de julio de 2025: Es necesario adquirir o actualizar el software de facturación que estés utilizando para cumplir con los requisitos técnicos de la AEAT.

2. Capacitación del Personal: Es recomendable formar al equipo para que se familiarice con el nuevo sistema de facturación electrónica.

3. Asesoría Legal y Fiscal: También es conveniente, contar con un asesor legal o fiscal para facilitar el proceso y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos. Poniendo al tanto también, a tu equipo de gestoría.

¿Qué software de facturación es adecuado?

No cualquier software de facturación es válido.

Deberá estar certificado y cumplir con los requisitos técnicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024.

Además, Hacienda desarrollará su propia aplicación, pero los contribuyentes podrán usar alternativas siempre que cumplan los estándares. Igualmente, podrás usar tanto las soluciones privadas como la pública simultáneamente.

Es decir, al igual que ocurre con la presentación del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), la gestión de la facturación electrónica en España en tiempo real con Hacienda, contará, con un “programa padre”. Es decir, una solución pública.

En ti estará decidir, si prefieres soluciones de software privadas, o acudir al sistema de aplicación pública directamente. En cualquier caso, todos los programas privados, deberán integrarse con el mismo obligatoriamente.

¿Cuándo es Obligatoria la Facturación Electrónica en España y Cuándo No?

Como hemos visto, la obligación de facturación electrónica aplica en la mayoría de las transacciones comerciales B2B (entre profesionales y empresas) dentro del territorio español.

Sin embargo, existen excepciones y casos específicos que conviene conocer para evitar errores y sanciones.

Revisemos algunos escenarios hipotéticos concretos para aclarar algunas de las preguntas más frecuentes sobre quién está obligado y quién no está obligado a la facturación electrónica en España:

¿Es obligatoria la facturación electrónica para una tienda online de ropa que vende solo en España y a empresas y profesionales?

Sí, si el negocio vende productos a otras empresas dentro del país o tiene clientes profesionales. En este caso, deberá emitir facturas electrónicas a partir de julio de 2025.

Si la venta es solamente a consumidores, no será necesario. No obstante, bastará un cliente profesional para que su sistema contable deba contar con un sistema de facturación electrónica adecuado.

¿Una clínica dental debe implementar la facturación electrónica?

No necesariamente. Aunque está obligada para sus transacciones B2B, la clínica no tiene que emitir facturas electrónicas en sus servicios a pacientes (B2C), ya que estos no actúan como profesionales o empresas.

De nuevo, habrá excepciones. En los casos en los que el paciente o cliente sea una empresa o profesional (ej. en los casos en los que los servicios sean abonados por aseguradoras), la clínica deberá contar con el sistema de facturación electrónica.

¿Es obligatorio para un autónomo que trabaja como consultor con empresas extranjeras?

No, si la empresa extranjera no tiene establecimiento permanente en España. En este caso, el consultor no está obligado a emitir facturas electrónicas.

No obstante, si su cliente está registrado en el país o tiene clientes profesionales o empresas en el territorio español, entonces sí deberá cumplir con esta normativa. 

¿Una cafetería que solo emite facturas simplificadas (tickets) a clientes está obligada?

No. En el caso de que el establecimiento emita exclusivamente facturas simplificadas, como es común en cafeterías y otros negocios de restauración, no será necesario implementar la facturación electrónica.

El “problema”, vendrá de nuevo, para los clientes que sean profesionales y empresas. No es raro en hostelería, que estos perfiles soliciten las facturas correspondientes. Algo que a partir de julio de 2025 deberá ocurrir a través de los sistemas de facturación electrónica. 

¿Una agencia o emprendedor de marketing digital que colabora con otras empresas y freelancers?

Sí, para las transacciones con sus clientes corporativos o autónomos. En este caso, esta agencia o emprendedor autónomo estará obligada a utilizar la facturación electrónica. La obligación aplicará para sus clientes nacionales y aquellos con establecimiento en España.

¿Un peluquero que atiende en su salón a clientes particulares debe emitir facturas electrónicas?

No necesariamente. En la mayoría de los casos, si el peluquero solo ofrece sus servicios a clientes particulares (B2C), no está obligado a emitir facturas electrónicas.

Sin embargo, si trabaja como proveedor para empresas, como hoteles o centros de estética que lo contratan para servicios regulares, sí deberá emitir facturación electrónica.

Conclusión

La obligatoriedad de la facturación electrónica en España marca un cambio importante para autónomos y PYMES, implicando ajustes que impactarán sus operaciones diarias dentro del territorio español.

Aunque es cierto que supone una carga adicional —una más en un entorno ya complejo y exigente para los emprendedores— esta normativa, si así lo decides, puede transformarse en una oportunidad para hacer de la “necesidad virtud” y sacar provecho de la digitalización.

Adaptarse correctamente a estas nuevas obligaciones en materia de facturación electrónica en España, no solo te evitará sanciones, sino que también te permitirá optimizar procesos, mejorar la eficiencia contable y fortalecer estrategias de venta y atención al cliente. 

Es cierto que en un país donde los autónomos y las empresas ya están asfixiados por múltiples obligaciones, la idea de adaptar un nuevo sistema no resulta atractiva. Sin embargo, abordarlo de manera estratégica abre la puerta a tecnologías innovadoras que hasta ahora quizás no habías considerado y que pueden marcar una diferencia en el crecimiento de tu negocio.

Todo dependerá de cómo (y cuándo) afrontes el proceso de adaptación.

Si estás buscando transformar digitalmente tu negocio sin fricciones, considera unirte a nuestra membresía Ignition, donde encontrarás formación y asesoría personalizada para adaptarte a estos cambios normativos y tecnológicos de manera efectiva.

Para una orientación específica que se adapte a las necesidades de tu empresa, visita nuestra página de consultoría de negocio y agenda una reunión.

Si tienes cualquier duda, ¡te esperamos en la sección de comentarios