En el post de hoy desmitificamos el multitasking y te hablo de Rescuetime, una herramienta gratuita que puedes instalar en tu ordenador, navegador y dispositivos móviles (Android/IOS) y que te ayudará a saber en qué actividades empleas más el tiempo, cuáles son tus periodos de actividad más eficaces, y cómo puedes gestionar mejor tu trabajo.

En definitiva: ¡A rescatar tu tiempo!

Ya seas empresario, empleado, autónomo, emprendedor o de esas personas a las que "se les va el día" contestando el correo electrónico, redactando un informe, haciendo consultas en la web o gestionando tus redes sociales; o si simplemente te preguntas cómo puedes estructurar tus rutinas de trabajo para ser más productivo,

¡Esta es tu herramienta!

EARL K. MILLER (Neurocientífico): “La evidencia demuestra que las personas no podemos hacer dos cosas al mismo tiempo demasiado bien, y cuando alguien te dice que sí puede, se está autoengañando.... aunque nuestro cerebro es muy bueno engañándose a sí mismo."

TIM FERRIS: "Párate a pensar y recuerda esto: la mayoría de las cosas que hacemos no cambian nada."

MARK MANSON: "La verdadera felicidad tan sólo tiene lugar cuando encuentras problemas que agradeces tener y disfrutas resolver".

Multitasking: ventas y desventajas

¿Sabías que un estudio llevado a cabo con más de 50.000 usuarios de dispositivos electrónicos ha demostrado que el 40% de nuestro tiempo de trabajo es desarrollado haciendo multitasking y que el usuario medio de dispositivos digitales no cuenta con más de una hora y doce minutos de trabajo productivo ininterrumpido al día?

Sin duda, unos datos preocupantes, sobre todo, habida cuenta de que la evidencia científica ya ha demostrado en diversas ocasiones que el perfil de persona "multitarea" no existe. 

A pesar de que muchos de nosotros nos encontramos en ocasiones haciendo varias tareas al mismo tiempo, en medio del ajetreo y convencidos de que somos buenos multitarea y de que nuestro trabajo y desempeño no se ve afectado por atender varios asuntos simultáneamente, sin duda, nos equivocamos.

De hecho, este mismo mes de diciembre, la OECD publicaba el estudio de Ward, A., M. Zinni and P. Marianna (2018), "International productivity gaps: Are labour input measures comparable?", OECD Statistics Working Papers, No. 2018/12, OECD Publishing, Paris , que además de reseñar la estrecha relación productividad laboral/PIB, pone de manifiesto cómo las importantes diferencias de productividad entre países son eminentemente fruto directo del empleo de metodologías distintas en cada país. 

Deshacerse pues de esta mala costumbre es un punto clave para potenciar nuestra productividad, pues el Multitasking no es más que ir pivotando y cambiando rápidamente de una tarea a otra, y no una habilidad o superpoder. Tan sólo una conducta, que por sí misma, contradice la importantísima y ya tratada Ley de Parkinson.

Aunque la mayoría de nosotros seamos capaces de -por ejemplo- caminar y mantener una conversación al mismo tiempo, hacer a la vez dos cosas que requieren más actividad cerebral o que activan las mismas partes del cerebro (como por ejemplo leer o escribir), realmente no pueden hacerse a la vez -o al menos, no eficazmente. 

Esto es así, pues se trata de actividades que requieren de mucha concentración y esfuerzo, y en definitiva, hacerlas a la vez repercutirá sobre nuestra productividad (y por tanto, en tu felicidad).

Ya sea ralentizándonos en una de las tareas o abocándonos a cometer errores, ser un multitarea no es una buena estrategia.

Sin embargo, el multitasking es algo completamente connatural en nuestra sociedad, donde, como ya mencionábamos en alguna ocasión, ser eficiente sin pensar en la eficacia es el modo en que funcionamos por defecto. 

Tanto, que incluso la estadística apunta a que un trabajador cambia de actividad, de media, cada tres minutos. ¿Preocupante verdad?

Multitasking inconvenientes

Veamos algunos estudios interesantes sobre por qué no deberías hacer varias cosas a la vez.

Estudio de la Carnegie Mellon University (Pittsburgh).

Esta investigación propuso a sus participantes completar una tarea de razonamiento espacial (que afecta al lóbulo parietal) al tiempo que realizaban una actividad de comprensión lingüística (que afecta al lóbulo temporal).

El resultado fue, que los participantes mostraban un 29% menos de actividad cerebral mientras trabajaban en la tarea de razonamiento espacial y un 53% menos en la actividad de comprensión lingüística, y que por lo general les tomaba más tiempo realizar ambas actividades al mismo tiempo que realizar cada actividad en un único periodo cada vez. 

Proponiendo así además, el hecho de que el cerebro tiene una capacidad finita de atención para las tareas cognitivamente complejas y que los legisladores deberían tener presente el hecho de que permitir a una persona hacer varias cosas al mismo tiempo (como conducir mientras se habla por teléfono) tiene un importante coste en la productividad, eficacia y seguridad de ejecución de una tarea.

Este estudio, además demostró que, realizando cada actividad individualmente se activaban aproximadamente 74 voxels, reduciéndose a 42 cuando se ejecutaban simultáneamente.

Estudio de Hewlett-Packard (HP)

Este estudio de Hewlett-Packard (HP) reveló que el constante multitasking tecnológico causa una reducción temporal de aproximadamente diez puntos en el cociente intelectual. 

Demostrando que, desconectando las notificaciones cuando estás trabajando no es sólo productivo en términos de concentración, sino que además es importante para proteger la salud de tu cerebro.

De hecho, este estudio de HP, objeto de cita en varios artículos doctrinales, tendría una fuerte repercusión en los medios allá por el año 2005 y todavía hasta el 2014, bajo titulares como "Consultar tu email reduce tu IQ más que fumar marijuana".

Otras referencias en la comunidad científica

Por su parte, la comunidad científica también ha puesto de manifiesto las desmitificación del multitasking en varias ocasiones.

Así, entre otros:

• El neurocientífico Daniel Weissman (Universidad de Michigan), propuso un experimento en el que, entre una multitud, si una persona tuviera que encontrar a otra que llevara una bufanda roja, quizás esto no le sería complicado. Pero si al mismo tiempo se le pidiera que encontrara a otras personas con bufandas verdes y azules, el cerebro simplemente cambiaría su filtro cada vez, pero no haría "todas las búsquedas" al mismo tiempo.
• El psicólogo Glen Wilson (Universidad de Londres), por su parte reseñó en una ocasión que:

"La <<infomanía>> sin control, reduce drásticamente la agudeza mental . 

El multitasking puede ser además increíblemente estresante para el cerebro, pues paraliza la memoria a corto plazo y la concentración. 

Aquellos que están constantamente pasando de una tarea a otra mientras atienden emails o mensajes de texto, sufren además efectos mentales similares al perder una noche de sueño por causa del estrés".

• Mattieu Guitton, PhD (Investigador y profesor en la Universidad de Laval). Editor de la interesantísima revista científica, Computers in Human Behaviour, además de analizar los efectos psicológicos de las redes sociales y el empleo de las nuevas tecnologías en la sociedad, incluye en esta revista científica un estudio que reveló que ni siquiera los tan ensalzados magos del multitasking, los nativos digitales, están libres de ser nefastos con la multitarea. De hecho, en un estudio desarrollado por el psicólogo Larry Rosen, se revelaría que, pese a ser conscientes de la presencia de los investigadores y vigilantes que monitorizaban su tiempo de dedicación a una misma actividad, los alumnos objeto del estudio no pudieron prestar atención a una misma actividad más de 15 minutos seguidos sin consultar sus teléfonos móviles y que en ese breve espacio de tiempo, tan sólo estuvieron concentrados un 65% del tiempo.

Lector/a: Pues Jorge, yo sí soy multitarea y me va muy bien haciendo varias cosas a la vez: puedo comer mientras veo la televisión, leo mientras escucho música, mando mensajes mientras estoy en una reunión o incluso hablo por teléfono mientras conduzco (con manos libres, claro)...

Jorge: Sabía que podrías decir esto, asique... ¡Comprobémoslo!

Te invito a que te tomes apenas unos minutos para realizar este divertido experimento de la multinacional Potential Project, que te demostrará qué ocurre cuando intentas hacer a la vez dos tareas que requieren la activación de la misma parte del cerebro o que perse son cognitivamente complejas:

1) Coge una hoja de papel y dibuja dos líneas paralelas en ella. Cronométrate mientras escribes en la primera línea "Me encanta el Blog de Jorge de los Reyes", y los números 1 a 20 en la segunda línea.

2) Ahora, dibuja otras dos líneas y cronométrate mientras realizas ambas actividades al mismo tiempo. Es decir, escribe una letra de la frase "Me encanta el Blog de Jorge de los Reyes" en la primera línea, luego escribe en la segunda línea el número 1. Segunda letra, número dos, tercera letra, número tres. Y así sucesivamente hasta que completes ambas tareas.

3) Comprueba tus tiempos y.... ¡Voilà! 

Apuesto a que jugando al multitasking habrás empleado al menos el doble o más tiempo que en la primera ronda.

Quizás incluso hayas cometido algún error o te hayas parado a re-pensar cuál era la siguiente letra o número que teniás que escribir.

Cómo medir la productividad: Recuetime

A estas alturas, y esperando haberte convencido de que, <<No, efectivamente no podemos hacer bien dos cosas al mismo tiempo>>, pasemos a analizar una herramienta que te ayudará a:

• Saber tu porcentaje de "gapping" o salto a otras actividades (multitasking).
• Cuáles son tus horas de trabajo más productivo.
• Fijar límites de uso para determinadas aplicaciones o un "Focus Time" o "Tiempo de concentración sin interrupciones".

Objeto

Con tantas distracciones y posibilidades en nuestra vida digital, como hemos visto, no sólo es fácil dipersarse, sino que además de poco productivo, es poco saludable para nuestro cerebro. 

Por eso, Rescuetime, es una herramienta que hoy día ya usan miles de investigadores, emprendedores, profesionales y locos de la gestión del tiempo; que cuenta con el respaldo de grandes marcas y corporaciones como BBC, The New York Times, Pc Worls, LifeHacker, NPR, KissMetrics, Reddit,
Tech Crunch, o The Wall Street Journal;y que tal y como apuntan en su web, tiene como misión:

"Ayudarte a entender mejor tus hábitos diarios, para que así puedas concentrarte y ser más productivo".

Cómo funciona

Rescuetime se basa principalmente en tres pilares:

• Ejecución del programa en segundo plano en tu ordenador y en tus dispositivos móviles. Sin mayor afectación al uso de CPU de tu ordenador o dispositivo móvil y de forma similar a como nativamente iPhone controla tu tiempo de uso del dispositivo).
• Tracking del tiempo invertido en aplicaciones y webs. Elaborando precisos informes de tu tiempo de actividad en el día y con anonimización de los datos de uso.
• Reporting y avisos basados en los datos de actividad.

Funcionalidades

Rescuetime cuenta con un elenco limitado, pero muy interesante, de funcionalidades.

De entre todas, podemos diferenciar entre las incluidas en la versión gratuita, la versión de pago (30€/año) y la versión para organizaciones y empresas (custom) -que incluye las mismas funcionalidades pero con matices en cuanto a departamentos y grupos.

VERSIÓN GRATUITA

INFORMES DE PRODUCTIVIDAD.

Estadísticas detalladas que te muestran en qué aplicaciones y webs inviertes más tiempo.

Adicionalmente, se te muestran gráficos que te muestran cuánto tiempo inviertes en diferentes categorías, cómo de productivo eres y si has alcanzado tus metas diarias. 

Metas, que podrás fijar dentro de la propia plataforma, como por ejemplo: dedicar "x" tiempo a investigación, "x" tiempo a escribir, "x" tiempo a redes sociales, etc.

SUMARIO POR EMAIL.

Reporte que recoge todas las actividades que has realizado durante la semana, asignándote una puntuación según las aplicaciones que hayas fijado previamente (o por defecto) como productivas e improductivas, permitiéndote programar mejor tus horas de trabajo de la próxima semana, y concentrar el trabajo más complicado en tus horas más productivas.

FIJACIÓN DE METAS.

Establece metas que te ayuden a llevar control de tu trabajo y mejorar tu productividad.

Revisa tu progreso en tu tablero de actividad, en tu informe semanal y en tu informe de cumplimiento de metas.

PUNTUACIÓN DE PRODUCTIVIDAD.

Sobre un cómputo horario que estipules, se te asignará una puntuación sobre 100. 

A este respecto, las actividades que realices serán automáticamente agrupadas en categorías predefinidas con puntuaciones de productividad nativamente asignadas según los registros de la propia base de datos de la aplicación entre miles de webs y aplicaciones.

Por supuesto, como comentábamos, completamente personalizable tanto en cuanto a las categorías como en cuanto a la asignación de productividad.

VERSIÓN DE PAGO

BLOQUEO DE PÁGINAS WEB IMPRODUCTIVAS. 

¿Alguna vez has pensado que pasaría si pudieras apagar o eliminar todas las partes distractoras de internet? Ahora puedes.

Es tan fácil como programar el tiempo en el que deseas estar concentrado por completo (Focus Time). Con esta funcionalidad, podrás bloquear por el tiempo que consideres oportuno, aquellas webs en las que piensas que "pierdes el tiempo" o directamente, dejarlo a criterio de la aplicación.

TRACKING DE ACTIVIDAD OFF-LINE.

La improductividad, no sólo es digital. Por supuesto, existen partes de nuestro día a día (como reuniones) que no pueden ser logeadas automáticamente.

Con esta funcionalidad, podrás sin embargo realizar entradas manuales de reuniones, llamadas o incluso el tiempo de transporte público, cumplimentando así los "tiempos en blanco" o de inactividad, que la plataforma registra automáticamente.

NOTIFICACIONES.

Con esta funcionalidad puedes crear alertas que te avisen practicamente de cualquier cosa. 

Desde haber invertido mucho tiempo en una actividad hasta cuando estés superando tus índices de productividad -como motivación.

REGISTRO DE EVENTOS.

Esta herramienta, también te permite registrar actividades completadas durante el día (ej. Escribir un post, redactar un informe, terminar un trabajo).

Una forma muy simple de poner en contexto cúanto tiempo tardas en realizar una actividad determinada, para que cuentes con una referencia para la próxima vez que tengas que realizar una tarea similar.

Sin duda... ¡Magnífico para programar modalidades de trabajo con el método Pomodoro".

Conclusión

Sin duda, hay quienes piensan que herramientas como estas son esenciales para ser productivos, y que una vez empiezas a utilizarlas, se convertirán en un recurso que siempre tendrás presente.

En mi opinión, sin duda, Rescuetime, aunque no esencial -siempre que apliquemos técnicas tradicionales de organización- sí es interesante para autónomos y emprendedores.

Nada más que con una pequeña y breve instalación de apenas unos segundos, estaremos invirtiendo en una herramienta que nos ayudará día a día a descubir cosas sobre nosotros mismos (ej.: hábitos y patrones de navegación en web, periodos de mayor productividad o cúanto tardamos en hacer un trabajo) que nos harán preguntarnos:

• Cómo es posible que hasta el momento hayamos conseguido sacar un trabajo adelante siendo tan dispersos o;
• Cómo podemos perder tanto tiempo con el multitasking.

Sin duda, gracias a que contamos con una muy completa versión gratuita y que además opera de manera automática y en segundo plano,

¡Yo no me lo pensaría dos veces!

Es una herramienta que marcará un antes y un después en vuestra forma de trabajar, y con la que, después de probarla unas semanas, querréis contar siempre en vuestro día a día.

Al fin y al cabo,

¿Cuántas herramientas nos permiten caer en la cuenta de cuándo nuestra metodología o forma de abarcar un trabajo o una tarea no nos está permitiendo ser todo lo productivos que podermos -y queremos- ser?

¡Espero que este post te haya gustado!

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¡Feliz día!